Cuando organizas un evento, desde una simple conferencia hasta una feria, hay que tener en cuenta una serie de factores que van a hacer que éste salga bien o mal. Muchas veces creemos que el resultado de un evento depende en su gran mayoría de que el engranaje funcione adecuadamente, pero también debemos tener en cuenta los aspectos psicológicos del organizador, que al fin y al cabo va a ser el director de la orquesta y el que debe asumir el papel de mecánico de los problemas en un estado de estrés.
- Trata de ser más humano: déjate la prepotencia en casa. Cuando tienes que tratar con la gente debes ser cercano, entender sus problemas y lo que te están diciendo. Las cosas que se piden por favor y se agradecen son mejor recibidas que una orden.
- Asume que van a haber errores: puedes estar un año preparando un evento que durante su celebración saldrán problemas que no tenías previstos. Ante esta situación lo mejor es tener la mente despejada, reflexionar sobre el problema y buscar la mejor solución.
- No olvides que tú diriges: ante un tercero puedes ser condescendiente, hacer caso de consejos y solucionar problemas de acuerdo a sugerencias, pero solo si te parecen correctas. No te olvides de que tú eres parte de la dirección del evento y ellos no, la responsabilidad de que algo salga mal va a ser tuya y ellos se van a limpiar las manos. Curiosamente durante un evento todos se convierten en organizadores que lo harían mejor que tú. Haz solo lo que tú creas oportuno o consulta con gente de confianza.
- Sé receptivo, pero no seas tonto: cuando tratamos con la gente siempre debemos aceptar posibles críticas con la única condición de que sean constructivas. Una persona que te critica destructivamente y cae en la descalificación del evento o incluso en la personal no merece más atención. En la vida real también hay trolls.
- Disfruta de lo creado: lo más importante es disfrutar de lo que has hecho, ver como lo que tenías en tu cabeza y en un montón de papeles se hace realidad y sale lo mejor posible. Habrá problemas, gente que te intente empañar la vista y decenas de factores más que puedan molestarte, pero ante todo no olvides que lo que estás haciendo es fruto de tu esfuerzo o del de un equipo de personas. Cuando haces algo y te lo crees, se nota.
Estos 5 factores son, para mí, los esenciales para que cuando me enfrento a un evento éste salga lo mejor posible. Debo confesar que hasta que me he dado cuenta de ellos he pecado en más de uno, pues es difícil saber como la mente va a reaccionar ante situaciones de estrés, y más en personas que, como yo, vivimos en un estado constante de nerviosismo. La experiencia forja las ideas, y éstas son las mías.
